Desksharing – ein sensibles Thema mit großem Potenzial
Desksharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem die Beschäftigten keine festen Schreibtische mehr haben: Es gibt weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende, mehrere Personen nutzen die vorhandenen Schreibtische im Wechsel. Dieses Modell, das auch in der Landesverwaltung NRW Einzug hält, hat zahlreiche Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich.
Wenn man sich mit dem Desksharing beschäftigt, wird schnell deutlich: Dies ist ein sehr sensibles Thema, bei dem man vieles falsch machen kann – oder richtig, wie dieser Beitrag zeigt.
Das Desksharing-Modell stärkt das Homeoffice, verbessert die Technik- und erneuert die Büroausstattung, erhöht die Flexibilität, reduziert den Flächen- und Ressourcenverbrauch, es senkt die Miet- und Betriebskosten, steigert die Kommunikation und verbessert die Zusammenarbeit. Einerseits.
Andererseits geht bei diesem Konzept die persönliche Arbeitsumgebung verloren, es gibt im Büro weniger zufällige Begegnungen mit Kolleginnen und Kollegen, die Beschäftigten müssen zum Feierabend ihre persönlichen Gegenstände vom Schreibtisch entfernen („clean desk policy“), und es braucht ein Buchungssystem und abschließbaren Stauraum für Persönliches.
Was also ist vom Desksharing zu halten – aus Sicht von Fachleuten und aus Sicht der Beschäftigten?
Arbeitsumgebungen im Wandel
Rückblende: Im Januar 2020 beginnt die Corona-Pandemie. Um uns gut informiert zu fühlen, lernen wir schnell, was Infektionsraten, 7-Tage-Inzidenz und Reproduktionszahl sind. Und um sie keinem unnötigen Infektionsrisiko auszusetzen, gehen viele Unternehmen und Verwaltungen dazu über, ihre Beschäftigten von zuhause aus arbeiten zu lassen. „Homeoffice“ wird zum geflügelten Wort, mobiles Arbeiten für viele zum neuen Standard.
Die Pandemie ist inzwischen vorüber, das Homeoffice vielerorts geblieben – ebenso wie digitale und hybride Arbeits- und Kommunikationsformen. Auch in der Landesverwaltung NRW wandeln sich die Arbeitsweisen, und mit ihnen verändern sich die Anforderungen an die Büros. Hierzu erklärt der Bau- und Liegenschaftsbetrieb (BLB) NRW auf seiner Website:
„Anstelle des persönlichen Schreibtisches im typischen Zweipersonen-Büro […] benötigen wir heute verschiedene Arten von Arbeitsplätzen: Flächen für konzentriertes Arbeiten, Flächen für Zusammenarbeit und Kommunikation und Flächen für Rückzug – kurzum: aktivitätsbasierte Arbeitsumgebungen.“
Der Ort der Arbeit folgt der Art der Arbeit: beispielhafte aktivitätsbasierte Arbeitsumgebung auf dem EUREF Campus Düsseldorf.
Die Modellfläche für die Landesverwaltung NRW
Hans Christian Markert leitet den Zentralbereich Nachhaltigkeitsberatung und Energiewirtschaft in der Zentrale des Bau- und Liegenschaftsbetriebs NRW in Düsseldorf. Mit seinem Team der Stabsstelle Flächenoptimierung hat er eine Modellfläche mit flexiblen, tätigkeitsorientierten Arbeitsplätzen realisiert – ein Ansatz, mit dem er gute Erfahrungen gesammelt hat, weil die Mitarbeitenden von Anfang beteiligt wurden:
»Wir konnten diesen Change hier sehr gut umsetzen, denn wir haben nicht ein Top-Down-Prinzip gewählt, sondern ein Bottom-Up-Prinzip: Wir haben dieses Thema von Anfang an basisdemokratisch miteinander besprochen.«Hans Christian Markert Leitung Zentralbereich Nachhaltigkeitsberatung und Energiewirtschaft (ZB NEW)
Deshalb gab es, um alle im Team mitzunehmen, Workshops zu den Chancen und Herausforderungen sowie anonymisierte Interviews und Umfragen, deren Ergebnisse mit dem gesamten Team erörtert wurden. So entstand eine gemeinsam formulierte Vereinbarung mit verbindlichen Regeln für alle – eine Vereinbarung, die noch heute gut sichtbar auf der Modellfläche aushängt.
Die Erfahrungen mit dieser Modellfläche sind so positiv, dass der BLB NRW seinen „Multi-Space“ auch für Kundenberatungen nutzt: Vertreterinnen und Vertreter interessierter Landesbehörden können die Modellfläche nicht nur besichtigen, sondern auch ausprobieren; außerdem erhalten sie fachliche Hintergrundinfos zu neuen Arbeitsplatz- und Raumkonzepten aus erster Hand.
Bei einem Vor-Ort-Termin spürt man sofort: Die Verantwortlichen haben viel Know-how aufgebaut, und ihr Showroom sieht nicht nur toll aus, sondern fühlt sich auch richtig gut an – mit seinen Einzelbüros (inklusive Sitzgruppe), dem Gruppenbüro und einer Lounge mit Bibliotheksatmosphäre, Rückzugsbereichen, Telefonboxen, Besprechungsraum und Kreativraum. Man mag kaum glauben, wie die 210 m2 große Fläche früher ausgesehen hat.
Studie in Kooperation mit dem Fraunhofer IAO
All das kommt nicht von ungefähr. Um ein Beratungsangebot für andere Behörden und Einrichtungen des Landes zu entwickeln, brauchte es zunächst mehr Informationen über den Arbeitsalltag der Beschäftigten. Darum hat die Stabsstelle Flächenoptimierung zusammen mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart eine Studie erarbeitet, um herauszufinden, welche „Arbeitstypen“ es in der Landesverwaltung NRW gibt:
»Wir haben ja eine völlig veränderte, sehr diverse und kleinteilige Arbeitswelt heutzutage. Sie haben nicht mehr den Allrounder, der alles macht, sondern alles greift mit digitaler Unterstützung ineinander. Und darum müssen wir Arbeitsatmosphären schaffen, die den Arbeitsalltag abbilden. Das ist auch das Credo der Studie, die wir gemacht haben.«Hans Christian Markert Leitung Zentralbereich Nachhaltigkeitsberatung und Energiewirtschaft (ZB NEW)
Atmosphären schaffen, die den Alltag abbilden – eine Formulierung, die einleuchtet und an die Idee der tätigkeitsbasierten Arbeitsumgebungen erinnert: Der klassische, gleichförmige Arbeitstag am Schreibtisch existiert vielerorts nicht mehr. In vielen Verwaltungen bringt die tägliche Arbeit sehr unterschiedliche Tätigkeiten mit sich: Die Beschäftigten schreiben, rechnen, recherchieren, bereiten Termine vor, führen Telefonate, nehmen an Meetings teil und vieles andere mehr. All das tun sie mittlerweile oft in digitaler oder hybrider Form.
Beitrag zum Klimaschutz
Die resultierenden, tätigkeitsorientierten Raumkonzepte bringen neue Arbeitsplatzkonzepte wie das Desksharing mit sich. Der größte Vorteil dieses Konzepts sind die Einsparpotenziale bei den Büroflächen: Desksharing senkt die Miet- und Betriebskosten, Ressourcenverbräuche, Energiekosten und Treibhausgas-Emissionen. Und verglichen mit anderen Anstrengungen ist das Flächenmanagement eine relativ einfach umsetzbare Maßnahme zur Reduzierung der Emissionen – und zur Modernisierung einer Verwaltung.
Diese Flächenoptimierung leistet aber nicht nur einen vagen, theoretischen Beitrag zum Klimaschutz. Auch das zeigt das Beispiel der Landesverwaltung NRW.
Die Landesregierung hat nämlich 2023 beschlossen, die Hauptnutzflächen der Landesverwaltung von 2025 bis 2028 schrittweise um 20 % zu reduzieren – um die Kosten und die Emissionen zu senken. Dies gilt für den Gebäudebestand ebenso wie für Neuanmietungen. Bei neuen Bürogebäuden entspricht die Zahl der Arbeitsplätze deshalb nicht mehr der Zahl der Beschäftigten: Seit 2023 liegt die Quote in der Regel bei 80 %.
Bei ihrer Modellfläche ging die Stabsstelle Flächenoptimierung des BLB NRW noch einen großen Schritt weiter: Derzeit stehen für 28 (bald 29) Beschäftigte 13 Arbeitsplätze zur Verfügung, das entspricht einer „Sharing Ratio“ von 0,46 (bald 0,44) Arbeitsplätzen pro Kopf – bei einer Homeoffice-Quote von 60 %.
»Montags und freitags haben wir bei der Auslastung sogar noch Luft. Zur Reduzierung der Unterhaltungskosten kann ich noch keine Einschätzung geben: Das konnten wir noch nicht berechnen, wir sind ja mit unserem Multi-Space erst 2024 gestartet.«Hans Christian Markert Leitung Zentralbereich Nachhaltigkeitsberatung und Energiewirtschaft (ZB NEW)
Verlust der persönlichen Arbeitsumgebung
So weit, so sinnvoll. Eine der größten Herausforderungen des Desksharing ist – neben weniger zufälligen Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen auf dem Flur oder in der Teeküche – der Verlust des persönlichen Arbeitsplatzes, der „personalisierten Arbeitsumgebung“, wie Fachleute es nennen.
Wir können die Bürowände nicht mehr mit Bildern unserer Wahl schmücken, persönliche Gegenstände und Fotos dürfen lediglich bis Dienstschluss auf dem Schreibtisch oder der Fensterbank stehen. Der Arbeitsplatz ist nur bis Feierabend individuell, morgen nutzt ihn jemand anderes. Und wenn der Gestaltungsspielraum kleiner wird, kann das Zugehörigkeitsgefühl leiden: Ein fester Arbeitsplatz gibt Sicherheit und vermittelt uns morgens eher das Gefühl anzukommen.
Diesem Verlust steht ein Plus an Privatheit beim Arbeiten im Homeoffice gegenüber: Wir arbeiten zuhause und müssen nicht pendeln. Und in den eigenen vier Wänden lässt es sich meist ungestörter und selbstbestimmter arbeiten als im dienstlichen Büro. Das beginnt beim eigenen Schreibtisch und endet beim eigenen Kühlschrank.
Wenig Gestaltungsspielraum im dienstlichen, viel Privatsphäre im heimischen Büro – wenn wir über die Herausforderungen des Desksharing reden, dürfen wir die Vorzüge des Homeoffice nicht vergessen: Desksharing und Homeoffice sind zwei Seiten einer Medaille.
Und beim Zusammenspiel von Desksharing und Homeoffice profitiert das Klima doppelt: durch die Reduzierung der Ressourcenverbräuche einerseits und durch die verminderte Verkehrsleistung des Berufspendelns andererseits. Und weniger Pendeln ist gleichbedeutend mit geringeren Kosten, weniger Zeitaufwand und niedrigerem Stresslevel – weitere Punkte auf der „Haben-Seite“ der Beschäftigten.
Akzeptanz des Desksharing
Die Schlüsselfrage, wie es um die Akzeptanz des Desksharing bei den Beschäftigten bestellt ist, beantwortet das Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG). Dieses Institut hat im Jahr 2023 knapp 2.000 Beschäftigte und Führungskräfte befragt, die unter Desksharing-Bedingungen arbeiten.
Bei dieser Erhebung standen „Aspekte der psychischen Belastung wie Arbeitsorganisation, Arbeitsumgebung, Arbeitsmittel und soziale Beziehungen sowie Beanspruchungsfolgen wie Zufriedenheit, Gesundheit und Leistungsfähigkeit im Fokus“. Die Ergebnisse zu den psychischen Beanspruchungen durch das Desksharing lassen aufhorchen – im positiven Sinne:
- „Je ein Drittel stört es (eher), keinen eigenen, festen Arbeitsplatz zu haben bzw. im Büro einen Arbeitsplatz suchen/reservieren zu müssen. Über die Hälfte empfindet das (eher) nicht als störend.
- Über 20 Prozent haben die Sorge, manchmal keinen geeigneten Arbeitsplatz zu finden. Für knapp zwei Drittel trifft das (eher) nicht zu.
- Knapp 30 Prozent empfinden es als (eher) störend, den Arbeitsplatz täglich neu einzurichten bzw. aufzuräumen. Für über die Hälfte ist das (eher) kein Problem.“
Diese insgesamt positiven Befunde spiegeln sich auch in der Zufriedenheit der Befragten mit dem Desksharing in ihrer Organisation wider: Eine Mehrheit von 58,8 % gab an, „völlig“ oder „überwiegend“ zufrieden zu sein. 22,4 % waren „mittelmäßig“ und 18,9 % „wenig“ oder „gar nicht“ zufrieden.
Akzeptanzfördernde Maßnahmen
Akzeptanz und Zufriedenheit stellen sich allerdings nicht automatisch ein. Darauf weist das Institut für Arbeit und Gesundheit in einer Publikation hin, in der es die Ergebnisse seiner Befragung zusammenfasste. Ob das Desksharing bei der Umsetzung tatsächlich zum Erfolgsmodell werde, entscheide sich durch mehrere akzeptanzfördernde Maßnahmen:
- Die Beschäftigte sollten schon in der Planungsphase einbezogen und motiviert werden, ihre Möglichkeiten zur Beteiligung auch wahrzunehmen.
- Die Akzeptanz von Desksharing erhöht sich, „wenn für alle die gleichen Regeln gelten“ (bei 30 % der Befragten waren vor allem Führungskräfte vom Desksharing ausgenommen). Ausnahmen sollten laut IAG „sorgfältig geprüft, transparent kommuniziert und gut begründet werden“.
- Auch klare Nutzungsregeln zu Ordnung und Sauberkeit sorgen für Akzeptanz des Desksharing bei den Mitarbeitenden.
- Rückzugsorte und ein ausgereiftes Lärmschutzkonzept fördern die Akzeptanz ebenfalls (wobei der Lärmschutz auch durch einfache Maßnahmen erhöht werden kann, wie bspw. durch Noise Cancelling Earphones oder separate Räume für Beschäftigte, die viele Telefonate führen und/oder oft an Video-Calls teilnehmen).
Dass das Desksharing für Führungskräfte besondere Lernprozesse mit sich bringt, bestätigt Hans Christian Markert:
»Als Führungskraft war das für mich ein sehr weiter Weg, sich damit erstmal auseinanderzusetzen. Das war ein Lernprozess. Die damals verantwortliche Mitarbeiterin hat mich da ein Stück weit auf den richtigen Pfad gesetzt. Sie hat gesagt: Probier das mal aus! Das war für mich am Anfang unvorstellbar: Für viele Führungskräfte ist das eigene Büro ja auch ein Statussymbol.«Hans Christian Markert Leitung Zentralbereich Nachhaltigkeitsberatung und Energiewirtschaft (ZB NEW)
Weitere Erfolgsfaktoren aus Behördensicht
Die Erfahrungen von Landesbehörden, die das Desksharing erfolgreich – das heißt mit einer hohen Akzeptanz unter den Beschäftigten – umgesetzt haben, verweisen auf weitere Erfolgsfaktoren dieses Arbeitsplatzkonzeptes:
- eine klare Kommunikation der Behördenleitung, dass und aus welchen konkreten Gründen das Desksharing gewollt ist;
- eine Digitalisierung, bei der Papiervorgänge konsequent durch elektronische Vorgänge ersetzt werden (Stichwort „E-Akte“);
- eine gut funktionierende IT-Ausstattung (bezogen auf Hardware und Software) und zuverlässiger IT-Support sowie
- ein Kulturwandel in der Verwaltung, der die frühe Beteiligung der Beschäftigten, ein überzeugendes Gesamtkonzept und eine transparente Kommunikation erfordert.
»Weil auch diese Punkte beachtet wurden, haben sich bei uns viele Bedenken gegenüber dem Desksharing aufgelöst, sobald wir ins Doing kamen.«Matthias Nerger Referatsleiter 725, Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen
Quellen
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Unterseite „Nachhaltigkeit im Fokus: unser neues Beratungsangebot“ der Website des Bau- und Liegenschaftsbetriebs NRW -
Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO (Hrsg.): Arbeiten nach der Corona-Pandemie: Folgeergebnisse – ein Jahr danach. Stuttgart 2023 -
Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG): Desk-Sharing: Ergebnisse einer Befragung zu psychischer Belastung, Beanspruchung und Beanspruchungsfolgen. Berlin, Oktober 2025 -
Desk Sharing: Psychische Belastung und Gestaltungsempfehlungen. Reihe „Aus der Arbeit des IAG“, Nr. 3130, Juni 2024)